Quelles sont les mentions obligatoires d'un devis ?

Le devis, qu’il soit obligatoire ou facultatif, n’est valable que s’il comporte les mentions obligatoires prescrites par la loi.

Quelles mentions un devis doit-il contenir ?

Mentions communes à tous les devis

Pour être valable, un devis doit comporter certaines mentions :

• date du devis et durée de validité de l’offre ;
• nom, raison sociale et adresse de l’entreprise (numéro de téléphone et adresse électronique) ;
• statut et forme juridique de l’entreprise ;
• pour un commerçant : numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation, pour un artisan : numéro au Répertoire des métiers (numéro Sirene + RM + numéro du département d’immatriculation) ;
• numéro individuel d’identification à la TVA ;
• nom et adresse du client ;
• date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation ;
• décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ;
• prix horaire ou forfaitaire de main d’œuvre ;
• frais de déplacement, éventuellement ;
• conditions de paiement, de livraison et d’exécution du contrat ;
• procédures de réclamation et conditions du service après-vente (garantie notamment) ;
• somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables.

Le devis, qu’il soit obligatoire ou facultatif, doit également comporter la mention manuscrite « devis reçu avant l’exécution des travaux » et être daté et signé de la main du client.

Le non-respect des mentions obligatoires peut entraîner une amende ne pouvant excéder 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale (article L. 131-1 du Code de la consommation)

Mentions spécifiques à certains devis

Devis réalisés en dehors des locaux du professionnel

Les devis réalisés hors établissement, c’est-à-dire en dehors des locaux du professionnel, doivent comporter un formulaire de rétractation.

Les particuliers disposent en effet d’un délai de rétractation de 14 jours à compter de la conclusion du contrat.

Services à la personne

Le devis remise par un prestataire de services à la personne doit obligatoirement mentionner le numéro de la déclaration ou d’agrément du prestataire.

Il doit également comporter une mise en garde tenant au mode d’intervention proposé :

• mandataire : « Attention, dans le cadre d’un contrat de placement de travailleurs, le consommateur est l’employeur de la personne qui effectue la prestation à domicile. En cette qualité d’employeur, le consommateur est soumis à diverses obligations résultant notamment du code du travail et du code de la sécurité sociale » ;
• mise à disposition : « Dans le cadre d’un contrat de mise à disposition de travailleurs, le prestataire de services reste l’employeur ».

En outre, si le devis mentionne un avantage fiscal ou social, il doit être clairement défini, détaché du prix et imprimé en caractères plus petits que l’information sur le prix.

Activité artisanale nécessitant une assurance professionnelle

Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale, pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire doivent également mentionner sur leurs devis :

• l’assurance souscrite au titre de leur activité,
• les coordonnées de l’assureur ou du garant,
• la couverture géographique du contrat ou de la garantie.

Dépannage, réparation et entretien dans le secteur du bâtiment et de l’électroménager

Un devis qui concerne une prestation de dépannage, de réparation et d’entretien dans le secteur du bâtiment et de l’électroménager doit obligatoirement indiquer le caractère gratuit ou payant du devis.

Il doit également être rappelé au client qu’il peut choisir de conserver les pièces, éléments ou appareils remplacés. Il peut en être informé par le biais d’un modèle type de case à cocher : « Souhaitez-vous conserver les pièces, éléments ou appareils remplacés ? OUI □ NON □ ».

Déménagement

Le devis d’une entreprise de déménagement doit également comporter l’indication du volume du mobilier et le type de voyage prévu (organisé ou spécial).

Comment rédiger correctement un devis ?

Le descriptif de la prestation dans le contenu du devis

Plus la prestation est spécifique et plus sa description devra être détaillée. Pour éviter la réalisation de travaux non prévus, le client doit veiller à ce que le devis soit le plus précis possible.

L’arrêté du 24 janvier 2017 impose au professionnel de chiffrer très précisément (mètre carré, mètre linéaire…) les différentes prestations.

Dans le cas de travaux notamment, rien n’impose au professionnel de préciser dans le devis les matériaux ou produits qu’il va utiliser. Le client doit veiller à obtenir des précisions avant de signer le devis.

Le prix dans le contenu du devis

La loi n’impose pas au professionnel de mentionner dans le devis un prix ferme et définitif.

En effet, elle prévoit simplement que le prix doit être déterminé ou déterminable. Dans ce second cas, la précision du prix dépendra du degré de précision de la prestation souhaitée.

Si la prestation est claire et définie, le devis sera estimatif. Si la prestation n’est pas encore clairement définie, on parlera de devis descriptif. Le prix sera par exemple fixé article par article ou prestation par prestation.

L’entrepreneur a également la possibilité d’insérer une clause de révision ou d’indexation du prix dans son devis.

La durée de validité de l'offre dans le contenu du devis

Le devis doit être daté et mentionner sa date de validité, qui indique au client jusqu’à quelle date le montant indiqué sur le devis est valable.

Lorsque rien n’est prévu, les tribunaux estiment qu’un délai raisonnable doit être laissé afin que le client ait le temps de comparer les offres et de faire son choix. Ce délai est généralement fixé à 3 mois.

Au-delà, le professionnel peut augmenter son prix, à condition d’en avoir informé le client auparavant.

En combien d'exemplaires le devis doit-il être établi ?

Le devis doit être établi en deux exemplaires : un pour le professionnel et un pour le client.

Doivent figurer sur le devis :

• la date d’acceptation du devis,
• la mention manuscrite « Bon pour accord » suivie de la signature du client,
• la signature du professionnel.

Dès lors qu’un client signe le devis et appose la mention  » bon pour accord  » ou  «  bon pour travaux » , celui-ci devient un contrat de vente.

Dans certains cas, il sera nécessaire d’ajouter un avenant au devis. Par exemple, si le client demande des modifications du devis alors qu’il a été signé ou que des travaux non prévus dans le devis initial doivent être exécutés.

Dans le cas contraire, le client est en droit de refuser le paiement de la différence entre une facture et le dernier devis établi.

L'utilisation d'un logiciel de devis et facturation est-elle obligatoire ?

Dans le but de lutter contre la fraude à la TVA, la loi de finances pour 2016 avait instauré l’obligation d’utiliser un logiciel de comptabilité et de gestion certifié à partir du 1er janvier 2018.

La loi de finances pour 2018 est cependant venue restreindre le champ de cette obligation qui ne s’applique désormais qu’aux entreprises utilisant un logiciel de caisse, c’est-à-dire réalisant des encaissements au comptoir.

Il est donc parfaitement possible de réaliser ses devis et factures via Word ou Excel. Mais cette tâche est chronophage et source de nombreuses erreurs (oubli des mentions obligatoires, erreurs de calcul, absence de suivi des règlements…).

C’est pourquoi il est recommandé d’utiliser un logiciel adapté à son secteur d’activité, par exemple un logiciel de devis et facture btp pour les entreprises intervenant dans le secteur du bâtiment.

Ce type de logiciel va permettre :

• de créer des fiches clients reprenant leurs coordonnées, les conditions tarifaires négociées, les modalités de facturation.. ;
• d’insérer automatiquement dans les devis les données figurant dans les fiches clients ;
• de calculer automatiquement les remises, les montants hors taxe, la TVA et les montants TTC ;
• de n’oublier aucune des mentions obligatoires imposées par la loi (numéro d’inscription au RCS, délai de paiement, taux des pénalités de retard…) ;
• de respecter les règles de modification des devis (établissement automatique d’un avenant) ;
• de conserver tous les devis et leurs avenants, sans risque de perte ;
• d’éviter les impayés en relançant automatiquement les clients une fois la date limite de paiement dépassée…